Gran parte de la comunicación con clientes depende del timing. Piensa en recordatorios de citas, seguimientos después de un presupuesto, renovaciones de contratos, solicitudes de devolución de llamada, citas de servicio, recordatorios de pago o momentos de onboarding. Sin embargo, este tipo de mensajes todavía suelen enviarse manualmente o incluso olvidarse.
Con la automatización basada en fechas en Saysimple, automatizas la comunicación en función de una fecha u hora específica. De esta manera, el cliente recibe automáticamente el mensaje de WhatsApp adecuado antes, durante o después de un momento importante. Los equipos de ventas, soporte y servicio tienen que planificar menos manualmente, mientras que los clientes reciben un seguimiento más consistente.
¿Qué es la automatización basada en fechas?
La automatización basada en fechas significa que un flujo de trabajo se inicia o continúa automáticamente en función de una fecha, una hora o un período.
Algunos ejemplos son:
- Enviar automáticamente un recordatorio por WhatsApp 24 horas antes de una cita.
- Enviar automáticamente un seguimiento 3 días después de un presupuesto.
- Programar automáticamente un mensaje 7 días antes de la renovación de un contrato.
- Enviar una pregunta de satisfacción inmediatamente después de una fecha programada.
- Asignar automáticamente un cliente a un empleado en un día específico.
Dentro de Saysimple, puedes utilizar esto para hacer que la comunicación con clientes sea predecible, oportuna y personalizada.
¿Por qué es valiosa la automatización basada en fechas?
Los clientes reciben mensajes exactamente en el momento adecuado
El timing suele determinar si alguien responde o no. Un recordatorio de cita es más relevante poco antes de la cita. Un seguimiento de presupuesto funciona mejor cuando el lead todavía está activamente en el proceso de decisión.
Con Saysimple, puedes programar automáticamente estos momentos de contacto, para que los clientes no sean contactados demasiado pronto, demasiado tarde o no sean contactados en absoluto.
Menos seguimiento manual para los equipos
Sin automatización basada en fechas, los empleados tienen que crear recordatorios, revisar agendas y enviar mensajes manualmente. Esto consume tiempo y hace que el proceso sea más vulnerable a errores.
Dentro de Saysimple, puedes automatizar momentos fijos de comunicación. Como resultado, tu equipo solo tiene que intervenir cuando un cliente responde o cuando se requiere un seguimiento personal.
Mejor seguimiento de leads, clientes y citas
La automatización basada en fechas ayuda a garantizar que no se pierda ningún momento importante. Los nuevos leads pueden recibir seguimiento automáticamente después de un período determinado y los clientes reciben recordatorios a tiempo.
Más control sobre procesos recurrentes
Muchos procesos tienen momentos fijos: antes de una cita, después de un pedido, alrededor de una fecha de renovación o después de una conversación de soporte. Al registrar estos momentos en flujos de trabajo, el seguimiento se vuelve más consistente y escalable.
¿Cómo funciona la automatización basada en fechas en Saysimple?
Dentro de Saysimple, un flujo de trabajo se inicia o continúa en función de un campo de fecha, una acción programada o un intervalo de tiempo.
Un flujo de trabajo basado en fechas suele constar de tres componentes:
1. Una fecha u hora
Por ejemplo, una fecha de cita, fecha de finalización de contrato, fecha de presupuesto, momento de devolución de llamada, cumpleaños, fecha de entrega o fecha de onboarding.
2. Configurar una condición
“Enviar un recordatorio 24 horas antes de la cita”, “enviar un seguimiento 3 días después del primer contacto” o “enviar un mensaje un día antes a una hora fija”.
3. Una acción automatizada
Por ejemplo, enviar una plantilla de WhatsApp, asignar una conversación, crear una notificación, pedir confirmación al cliente o programar un mensaje de seguimiento.
Esto permite que Saysimple determine automáticamente cuándo debe realizarse cada acción.
¿Cómo se utilizan las plantillas de WhatsApp con la automatización basada en fechas?
Para muchos mensajes programados a través de WhatsApp, se utilizan plantillas de WhatsApp. Estas son adecuadas para comunicación proactiva, como recordatorios, confirmaciones y seguimientos.
Dentro de Saysimple, puedes combinar plantillas con variables como:
- Nombre del cliente
- Fecha de la cita
- Hora
- Ubicación
- Tipo de cita
- Empleado
- Número de pedido
- Fecha límite
- Fecha de renovación
Ejemplo:
“Hola {{name}}, este es un recordatorio de tu cita el {{appointmentdate}} a las {{time}}. Responde con 1 para confirmar o con 2 para reprogramar tu cita.”
Según la respuesta, Saysimple puede iniciar automáticamente el siguiente paso. Si el cliente confirma la cita, esto queda registrado. Si el cliente quiere reprogramarla, la conversación se reenvía al empleado adecuado en la bandeja de entrada de Saysimple.
¿Cómo se configura un flujo de trabajo basado en fechas?
Una configuración práctica sería la siguiente:
- Elige el proceso que depende del timing, como recordatorios de citas o seguimientos de presupuestos.
- Determina qué campo de fecha controla el flujo de trabajo.
- Configura la regla de tiempo, por ejemplo 24 horas antes o 3 días después de ese momento.
- Elige la plantilla de WhatsApp o el mensaje que se enviará automáticamente.
- Añade personalización con variables.
- Decide qué ocurre cuando un cliente responde.
- Asigna conversaciones automáticamente a ventas, soporte o al empleado adecuado.
- Mide qué mensajes generan respuestas, confirmaciones o conversiones.
Ejemplo práctico: recordatorio de cita por WhatsApp
Un cliente programa una consulta. La fecha y hora de la cita se guardan en el sistema conectado y entran en Saysimple.
Después, ocurre lo siguiente automáticamente:
- Saysimple reconoce la fecha de la cita.
- 24 horas antes de la cita, se envía automáticamente una plantilla de WhatsApp.
- El cliente recibe un recordatorio personalizado con la fecha, la hora y, si corresponde, una ubicación o enlace de videollamada.
- El cliente puede confirmar mediante botones o indicar que la cita ya no le viene bien.
- Cuando confirma, la conversación permanece automáticamente cerrada o marcada.
- Cuando solicita reprogramar, la conversación se abre en la bandeja de entrada de Saysimple.
- El empleado adecuado recibe inmediatamente el contexto y puede ajustar la cita.
Esto ayuda a prevenir ausencias, reduce el trabajo manual y ofrece a los clientes una forma sencilla de responder.
Descubre las posibilidades para tu empresa
Con la automatización basada en fechas en Saysimple, la comunicación con clientes depende menos de acciones manuales y recordatorios sueltos. Al enviar mensajes automáticamente en función de citas, fechas límite, seguimientos o fechas de renovación, siempre comunicas en el momento adecuado. Esto te ayuda a trabajar de forma más eficiente, evitar momentos de contacto perdidos y ofrecer a los clientes una experiencia consistente y personalizada a través de WhatsApp.
¿Quieres automatizar la comunicación con clientes en función de citas, fechas límite, seguimientos o fechas de renovación?
FAQ
¿Qué es la automatización basada en fechas?
La automatización basada en fechas es la automatización en función de una fecha, una hora o un período. Por ejemplo, un flujo de trabajo se inicia antes de una cita, después de un presupuesto o alrededor de una fecha de renovación.
¿Para qué se puede utilizar la automatización basada en fechas?
Puedes utilizarla para recordatorios de citas, seguimientos de presupuestos, renovaciones de contratos, momentos de devolución de llamada, mensajes de onboarding, recordatorios de pago y solicitudes de feedback.
¿Funciona la automatización basada en fechas con WhatsApp?
Sí. Dentro de Saysimple, puedes enviar plantillas de WhatsApp programadas en función de una fecha u hora, por ejemplo 24 horas antes de una cita.
¿Se pueden personalizar los mensajes?
Sí. Puedes utilizar variables como nombre, fecha de cita, hora, ubicación, producto, empleado o número de pedido.
¿Qué ocurre cuando un cliente responde?
Saysimple puede iniciar automáticamente un siguiente paso. Esto puede ser una confirmación, una reprogramación, el envío a ventas o la apertura de la conversación en la bandeja de entrada de Saysimple.
¿La automatización basada en fechas solo es útil para ventas?
No. También es valiosa para atención al cliente, operaciones, planificación, onboarding y gestión de cuentas.
¿Puede Saysimple conectar la automatización basada en fechas con otros sistemas?
Sí. A través de integraciones, webhooks, Zapier o integraciones CRM, Saysimple puede utilizar campos de fecha de otros sistemas para iniciar flujos de trabajo o programar acciones.