Veel klantcommunicatie hangt af van timing. Denk aan afspraakherinneringen, follow-ups na een offerte, verlengingen van contracten, terugbelverzoeken, serviceafspraken of betaalherinneringen. Toch worden dit soort berichten vaak nog handmatig verstuurd of vergeten.
Met datum gedreven automatisering binnen Saysimple automatiseer je communicatie op basis van een specifieke datum of tijd. Zo ontvangt een klant automatisch het juiste WhatsApp bericht vóór, tijdens of na een belangrijk moment. Sales, support en service hoeven minder handmatig te plannen en klanten worden consistenter opgevolgd.
Wat is datum gedreven automatisering?
Datum gedreven automatisering betekent dat een workflow automatisch start of doorgaat op basis van een datum en/of tijdstip.
Voorbeelden zijn:
- 24 uur vóór een afspraak automatisch een WhatsApp reminder sturen.
- 3 dagen na een offerte automatisch een follow-up versturen.
- 14 dagen vóór een contractverlenging automatisch een bericht plannen.
- 30 dagen na datum van aankoop na een gericht review verzoek sturen.
Binnen Saysimple kun je dit gebruiken om klantcommunicatie relevant, tijdig en persoonlijk te maken.
Waarom is datum gedreven automatisering waardevol?
Klanten krijgen berichten precies op het juiste moment
Timing bepaalt vaak of iemand reageert. Een afspraakherinnering is het meest relevant vlak voor de afspraak. Een offerte-follow-up werkt beter wanneer de lead nog actief in het beslisproces zit.
Met Saysimple kun je deze contactmomenten automatisch plannen, zodat klanten niet te vroeg, te laat of helemaal niet worden benaderd.
Minder handmatige opvolging voor teams
Zonder datum gedreven automatisering moeten medewerkers zelf reminders zetten, agenda’s controleren en berichten handmatig versturen. Dat kost tijd en maakt het proces kwetsbaar.
Binnen Saysimple kun je vaste communicatiemomenten automatiseren. Daardoor hoeft je team alleen nog in te stappen wanneer een klant reageert of wanneer persoonlijke opvolging nodig is.
Betere opvolging van leads, klanten en afspraken
Datum gedreven automatisering helpt om geen enkel belangrijk moment te missen. Nieuwe leads kunnen automatisch worden opgevolgd na een bepaalde periode en klanten krijgen tijdige herinneringen.
Meer grip op terugkerende processen
Veel processen hebben vaste momenten: vóór een afspraak, na een bestelling, rond een verlengingsdatum of na een supportgesprek. Door deze momenten in workflows vast te leggen, wordt de opvolging consistenter en schaalbaar.
Hoe werkt datum gedreven automatisering binnen Saysimple?
Binnen Saysimple start of vervolgt een workflow op basis van een datumveld, een externe gebeurtenis of een tijdsinterval. Een datumgedreven workflow bestaat meestal uit drie onderdelen:
1. Een datum of tijdstip
Bijvoorbeeld een afspraak datum, datum van aankoop, einddatum contract of datum van levering.
2. Een conditie instellen
Plan berichten op vooraf ingestelde momenten; “stuur 24 uur vóór de afspraak een reminder”, “stuur 3 dagen na het eerste contact een follow-up” of “stuur een dag van tevoren op een vast tijdstip een bericht”.
3. Een automatische actie
Bijvoorbeeld een WhatsApp template versturen, een gesprek toewijzen, een notificatie maken, een klant om bevestiging vragen of een vervolgbericht plannen.
Zo bepaalt Saysimple automatisch wanneer welke actie moet plaatsvinden.
Hoe gebruik je WhatsApp templates bij datum gedreven automatisering?
Voor het automatisch inplannen van datum gedreven WhatsApp communicatie gebruikje WhatsApp templates. Deze zijn geschikt voor proactieve communicatie, zoals reminders, bevestigingen en follow-ups.
Binnen Saysimple kun je templates combineren met variabelen zoals:
- Naam van de klant
- Datum
- Tijdstip
- Locatie
- Type afspraak
- Naam medewerker
- Ordernummer
- Etc.
Voorbeeld:
Bij een inkomende reactie kan Saysimple automatisch de volgende stap starten. Bevestigt de klant de afspraak, dan wordt dit geregistreerd. Wil de klant wijzigen, dan wordt het gesprek doorgestuurd naar de juiste medewerker in de Saysimple inbox.
Hoe richt je een datum gedreven workflow in?
Een praktische opzet ziet er als volgt uit:
- Kies het proces dat afhankelijk is van timing, zoals afspraakherinneringen of verzoek tot reviews.
- Bepaal welk datumveld de workflow aanstuurt.
Stel de timingregel in, bijvoorbeeld 24 uur vóór of 3 dagen na dat moment. - Kies het WhatsApp template bericht dat automatisch wordt verstuurd.
- Voeg personalisatie toe met variabelen uit externe systemen.
- Bepaal wat er gebeurt bij een reactie op het bericht.
- Wijs gesprekken automatisch toe aan sales, support of de juiste medewerker.
Praktijkvoorbeeld: afspraakherinnering via WhatsApp
Een klant plant een adviesgesprek in. De afspraakdatum en tijd worden opgeslagen in het gekoppelde systeem en komen binnen in Saysimple.
Vervolgens gebeurt dit automatisch:
- Saysimple ontvangt de afspraakdatum via een Webhook event.
- 24 uur vóór de afspraak wordt automatisch een WhatsApp template verstuurd.
- De klant ontvangt een persoonlijke reminder met datum, tijd en locatie.
- De klant kan via knoppen bevestigen of aangeven dat de afspraak niet uitkomt.
- Bij bevestiging blijft het gesprek automatisch gesloten of gemarkeerd.
- Bij wijziging wordt het gesprek geopend in de Saysimple inbox.
- De juiste medewerker krijgt direct context en kan de afspraak aanpassen.
Met het versturen van afspraak herinneringen via WhatsApp voorkom je no-shows, verminder je handmatig werk en geef je klanten een eenvoudige manier om snel te reageren.
Veelgestelde vragen
Wat is datum gedreven automatisering?
Datum gedreven automatisering is automatisering op basis van een datum, tijdstip of periode. Een workflow start bijvoorbeeld vóór een afspraak, na een offerte of rond een verlengingsdatum.
Waarvoor kun je datum gedreven automatisering gebruiken?
Je kunt het gebruiken voor afspraakherinneringen, offerte-follow-ups, contractverlengingen, terugbelmomenten, onboardingberichten, betaalherinneringen en feedbackverzoeken.
Werkt datum gedreven automatisering met WhatsApp?
Ja. Binnen Saysimple kun je geplande WhatsApp templates versturen op basis van een datum of tijdstip, bijvoorbeeld 24 uur vóór een afspraak.
Kun je berichten personaliseren?
Ja. Je kunt variabelen gebruiken zoals naam, afspraakdatum, tijdstip, locatie, product, medewerker of ordernummer.
Wat gebeurt er als een klant reageert?
Saysimple kan automatisch een vervolgstap starten. Denk aan bevestigen, wijzigen, doorzetten naar sales of openen in de Saysimple inbox.
Is datum gedreven automatisering alleen handig voor sales?
Nee. Het is ook waardevol voor customer service, operations, planning, onboarding en accountmanagement.
Kan Saysimple datum gedreven automatisering koppelen aan andere systemen?
Ja. Via koppelingen, Webhooks, Zapier of CRM-integraties kan Saysimple datumvelden uit andere systemen gebruiken om workflows te starten of acties te plannen.
Ontdek de mogelijkheden voor jouw bedrijf
Met datum gedreven automatisering binnen Saysimple wordt klantcommunicatie minder afhankelijk van handmatige acties en losse reminders. Door berichten automatisch te versturen op basis van afspraken, deadlines, follow-ups of verlengingsdata, communiceer je altijd op het juiste moment. Zo werk je efficiënter, voorkom je gemiste contactmomenten en bied je klanten een consistente en persoonlijke ervaring via WhatsApp.
Wil je klantcommunicatie automatiseren op basis van afspraken, deadlines, follow-ups of verlengingsdata?