Het is geen verrassing dat tot wel 80% van de consumenten nog steeds online wil communiceren via e-mail, naast de andere beschikbare messagingkanalen. Communicatie via e-mail blijft een van de meest toegankelijke en kostenefficiënte manieren van communiceren, voor zowel bedrijven als consumenten. Gelukkig heeft het Saysimple Customer Communication Platform een e-mailintegratie en in deze blog laten we je zien hoe je hiermee aan de slag gaat!
Samenvatting
Het Saysimple Customer Communication Platform koppelt aan je bestaande e-mail, zodat elk klantbericht in dezelfde gecombineerde inbox terechtkomt als kanalen zoals WhatsApp Business en Facebook Messenger. Dit artikel behandelt drie stappen: je e-mail koppelen, berichten labelen zodat ze bij de juiste medewerker terechtkomen, en automatisering toevoegen zoals autoreplies en smart routing.
Kort samengevat
- Koppel je e-mail door je klantinbox door te sturen naar het speciale adres dat Saysimple aanlevert.
- Gebruik labels om berichten te routeren op afdeling, reden van contact, product of merk.
- Voeg automatiseringen toe zoals autoreplies en smart routing om reactietijden te verkorten.
- Alle kanalen, inclusief e-mail, komen samen in één gecombineerde inbox voor het hele team.
De voordelen van één gecombineerde inbox
De gecombineerde inbox van Saysimple laat je messagingkanalen zoals WhatsApp Business en Facebook Messenger, plus e-mail, integreren in het platform. Dit zorgt voor een naadloze ervaring voor je medewerkers, over de hele klantenservice heen. Medewerkers hebben nu alle berichten in één scherm, houden overzicht over wat er speelt en kunnen bepaalde klantvragen zelfs als team oppakken.
Zo werkt het:
Stap 1. Koppel je e-mail
Wanneer het Saysimple-team je customer communication platform inricht, ontvang je een speciaal e-mailadres. Dit is de verbinding tussen je gewone inbox en het Saysimple-platform.
Om de koppeling af te ronden, ga je naar de instellingen van het e-mailadres waarop je klantcontact ontvangt (bijvoorbeeld customers@mybusiness.com) en stel je een doorstuurregel in naar het e-mailadres dat Saysimple heeft aangeleverd. Zo verschijnt alle communicatie via customers@mybusiness.com ook op je dashboard.
Stap 2. Label je berichten
Je team werkt vanuit één gecombineerde inbox op het Saysimple-platform. Om ervoor te zorgen dat berichten bij de juiste medewerker terechtkomen, gebruik je de labelfunctie om categorieën aan te maken. Je kunt berichten labelen op afdeling, team, product of zelfs merk.
Voorbeeldlabels voor een autodealer:
- Afdeling: verkoop, aftersales, werkplaats, showroom
- Reden van contact: schade, klacht, aanbiedingen, verplichte APK-keuring
- Product: banden, bumpers, spiegels, navigatiesysteem
- Merk: BMW, Peugeot, Volvo, VW
Stap 3. Automatisering integreren
Ga een stapje verder en maak gebruik van de automatiseringsfuncties die Saysimple niet alleen voor e-mail biedt, maar voor alle kanalen die we ondersteunen.
Met autoreplies geef je direct een reactie buiten kantooruren of tijdens een drukke periode. Dit soort antwoorden geeft je klant een beter beeld van wanneer hij een reactie kan verwachten.
Met smart routing maak je geautomatiseerde flows die gelabelde berichten naar de juiste medewerker of afdeling sturen. Klanten met vragen over financiering worden direct geholpen door het financeteam, schadevragen door het schadeteam, enzovoort.
Alle gesprekken in één inbox
Door e-mail te koppelen aan het Saysimple-platform kunnen gebruikers klantenservice vanuit één inbox beheren. Samen met al je andere klantkanalen houd je overzicht, weten collega's precies welke klanten al geholpen zijn en welke niet, en werkt dat een stuk efficiënter. Wil je deze voordelen zelf ervaren? Vraag nu een demo aan.